Készítsen munkablokkokat, amelyekben nagy vagy hasonló feladatok végrehajtását fogja tartalmazni
Valakinek, aki megszakítja a munkáját, vagy akit kívülállók szakítanak meg, lényegesen több időre van szüksége a feladat elvégzéséhez, mint annak, aki minden erőfeszítését kizárólag az azonos volumenű munkára összpontosította.
Ha elhagyja a matematikát, és más szemmel nézi a helyzetet, akkor a szakaszos munka időigényesebb, mint az ugyanazon a feladaton végzett folyamatos koncentrált munka. A munkaszünetek további idő- és erőfeszítéseket igényelnek a következő "felfutáshoz" és "munkába merüléshez". Ha több kisméretű, de hasonló munka végrehajtását (például telefonbeszélgetések, levelező levelek megválaszolása, a munka kérdéseinek megbeszélése az alkalmazottakkal) összekapcsolja a munkablokkokkal, akkor időmegtakarítás érhető el.
Szándékosan vonuljon nyugdíjba, és állítsa be a hivatali időszakokat
A rendkívül fontos feladatok elvégzéséhez szükséges, hogy nyugodtan, mindenféle beavatkozás nélkül dolgozhasson. Elfogadhatatlan, hogy irodája ajtaja mindig mindenki előtt nyitva áll. Ezenkívül még mindig lehetetlen úgy elintézni, hogy mindig elkaphassuk telefonon, mert időnként meg kell látogatnia az ügyfeleket, tárgyalásokra stb. Ez azt jelenti, hogy személyes, nem hivatali nyitvatartást kell meghatározni. Ehhez kapcsolja a telefont titkárnőre, kollégákra, vagy használjon üzenetrögzítőt. Csak ebben az esetben megjelenik egy időtartam a munkarendjében, amikor a lehető legnagyobb koncentrációval tudja elérni a legnagyobb termelékenységet és hatékonyságot. Az ebben az időszakban fogadott telefonhívásokat később is fogadhatja.
A tárgyalások során határozza meg a szabályokat, valamint határozza meg bizonyos feladatok elvégzéséhez szükséges időt
Ezt vagy azt a munkát általában addig végzik, amíg rendelkezésre áll az idő. Szinte minden üzletember panaszkodik a túl elhúzódó és eredménytelen tárgyalások miatt. Bármit meg kell vitatni, de ez több mint egy óra. Ennek az időnek elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy minden nézőpontot meghallgasson, és jelentős döntéseket hozzon.
Leggyakrabban az üzleti találkozókat reggel 10 órára tervezik, és az ilyen tárgyalások ebédidőig tartanak. Eközben, ha a tárgyalásokat délelőtt 11 órára tervezik, akkor ebédidőre minden bizonnyal véget érnek, és eredményük nemcsak nem rosszabb, de esetleg még jobb is lesz. Tehát szigorú időkereteket kell kitűznie a tárgyalásokhoz, találkozókhoz stb. Az idő pénz, és ha az utóbbit folyamatosan rosszul számítják, akkor az eltöltött időt, amelynek végső soron pénzbeli értéke is van, rendkívül ritkán veszik figyelembe.
Tartsa be a priorizálás elvét minden típusú munkában
Senki sem képes kezelni mindazt, amit tennie kellene vagy szeretne. Széles körben elterjedt jelenség és probléma, ha túl sok dolgot próbálunk egyszerre csinálni. Egy nap azonban csak 24 óra van.
Annak érdekében, hogy valahogy meghosszabbítsák munkanapjukat, néhányan vészhelyzet esetén részt vesznek az éjszakában. Ne felejtsük el, hogy a stressz nem abból fakad, amit tettünk, hanem abból, amire nem volt időnk. Befejeztük a felismerést, hogy nincs időnk befejezni a munkát! Az ügyek, feladatok, üzleti megbeszélések és megállapodások áramlásával csak úgy lehet megbirkózni, ha egyértelműen és egyértelműen határozzuk meg a prioritásokat "az A, B, C esetrendszer szerint, saját céljaink elérésére és az igazán fontos dolgok elvégzésére összpontosítva.
Ennek köszönhetően minden napját, óráját és percét a lehető legjobban ki tudja használni. Ekkor célszerű először is vállalni azt az üzletet, amely az 1. prioritást kapja.
Amikor csak lehetséges, csak az igazán fontos dolgokat tegye (Pareto -elv)
Wilfredo Pareto a 19. században fedezte fel, hogy bármely mennyiségnek csak kis töredéke valós érték. Így például a forgalom 80% -át az ügyfelek 20% -ának kiöntésével érik el, Vagy a cikk vagy a körlevél szövegének csak 20% -a tartalmazza az összes információ 80% -át.
Ha olvasáskor, értekezleteken, adatbevitelkor [számítógépbe, stb. A fő nehézség abban rejlik, hogy pontosan meghatározzuk azt a 20% -ot, amely meghatározza az üzlet sikerét. Ebben az esetben a kicsi döntően meghatározza a sokakat!
Használja ki teljes mértékben a delegálás fizetett szolgáltatás előnyeit
Egy üzletember, aki értékeli az idejét, ne tegyen meg mindent saját maga. Ezeket a feladatokat”, amelyek teljesítését mások is vállalhatják, minden bizonnyal nekik kell elvégezniük. Bárki, akinek egyáltalán nincs beosztottja, vagy az alkalmazottak nem rendelkeznek megfelelő képesítéssel, fel kell vennie a megfelelő képzettségű beosztottakat, vagy gondoskodnia kell a meglévő személyzet képzéséről.
Mivel a hatáskörök átruházása jelentős időmegtakarítással jár, jövedelmezőbb és olcsóbb a fizetett szolgáltatások hosszú távú használata a cégen kívül, különféle ügynökségek, tanácsadó cégek és különféle szolgáltatásokat nyújtó cégek segítségét igénybe véve. A szolgáltatási piac modern körülményei között bármilyen minősített segítséget kínálnak. A fizetett szolgáltatások „oldalsó” igénybevételének költsége mindenesetre alacsonyabb lesz, mint a munkáltató új teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló fenntartási költsége.
Végezzen nagy feladatokat apró darabokban (a „szalámi szeletelés” taktikája)
Albert Einstein is észrevette, hogy a legtöbb ember szeret fát aprítani, mert az eredmény azonnal követi a cselekvést. Pontosan a hosszú távú eredmény miatt hajlamosak az emberek elkerülni a nagy és nehéz feladatok végrehajtását, vagy késleltetni azok végrehajtását, más szóval „feltenni a háttérbe”. Még ha nagyon éhes is, az ember nem képes egyszerre egy egész bikát megenni, naponta körülbelül két steaket fogyaszthat.
A célokat és projekteket szintén kis darabokra kell osztani, és meglehetősen hosszú ideig kell végrehajtani. Ehhez minden nap körülbelül két órát kell szánnia erre a munkára. Az első köztes cél elérésekor bizonyos eredmények is kiderülnek, amelyek motiválják a fennmaradó feladatok végrehajtását.
Határozza meg az "A" kategóriából származó ügyek kitöltésének határidejét (Ts. D. F.)
Általában jó szándékból nincs hiány, általában nincs elegendő idő a terv megvalósítására. Az ok egyszerű: amint felveszi a tervezettet, hogyan kell egy nem tervezett üzleti megbeszélést tartani, egyes tárgyalások elhúzódnak, előre nem látható körülmények merülnek fel, vagy egyszerűen elakad a forgalom, majd fel kell adnia arra, amit elterveztél. Ha azonban előre, például a hónap elején, a munkanaptárában bizonyos időblokkokat tart fenn vállalásainak teljesítésére, és előre tervezett üzleti találkozóknak vagy találkozóknak tekinti, és emellett jelölje meg ugyanazt a színű jelzőt, amellyel minden fontos esetét megjelöli, akkor ez pszichológiailag arra kötelezi Önt, hogy teljesítse azokat.
Amikor a jövőben elkezdi felírni a naptárba az új tárgyalások, találkozók stb. Időpontját, akaratlanul is "megbotlik" korábbi rekordja felett, és kénytelen lesz későbbre halasztani a tervezett eseményt. Ez nem történik meg, ha a naptárban nincs bejegyzés az Ön által tervezett vállalkozásról. Csak így kényszerítheti magát arra, hogy szánjon időt az ütemtervére az Ön számára igazán fontos A-esetek elvégzésére. A tervezett saját A-ügyek nyilvántartását, csakúgy, mint az üzleti találkozók, értekezletek stb. Nyilvántartásait, speciális információkkal kell kiegészíteni, azaz számokkal, dátumokkal és tényekkel (Ts. D. F.) Amikor a különböző események időpontját összehangolják a más alkalmazottakat, az „önmagával való megállapodásokat” figyelembe kell venni, és minden más ügyet hozzá kell igazítani.
Végezze el fő feladatait kora reggel (sikeresnek érzi magát)
- A reggeli óra aranyat ad nekünk. Ki ne tapasztalta volna ezt: a munkanap elején minden tervet összezavarnak az előre nem látható körülmények, egy halom nem tervezett beszélgetés, telefonhívás stb. Minden jó ötletet kihúz. Mindazonáltal, amit előre, például minden napi tevékenység előtt, például telefonon beszélve, üzleti levelekre, megbeszélésekre stb., Megtennek, az igazi siker érzetét kelti, senki sem veheti el vagy ronthatja el a korai eredményt dolgozni …. Sok vállalkozó sikerének titka abban rejlik, hogy még kora reggel otthon vagy a munkahelyen, közvetlenül a munkanap kezdete előtt sikerül elvégezniük egy számukra fontos feladatot, vagy legalábbis elkezdeni. Egy ilyen döntő vezetés mindenképpen kifizetődik.
Tudatosan befolyásolja a munkatervek teljesítményingadozásait
Legtöbbünk személyesen úgy érzi, hogy a munka termelékenysége a munkanap során változik, vagy csúcspontja van, majd élesen csökken. Ez attól függetlenül történik, hogy az illető "cérna" vagy "bagoly". Mindenesetre meg kell terveznie a legfontosabb munka elvégzését a munkaképesség növekedése időszakában. Ebben az időben egy személy tele van energiával, és sokkal többet és jobb eredményeket tud elérni, mint a munka csökkenésének időszakában kapacitás. A rutinszerű, csekély jelentőségű munkát délután kell elvégezni.
A napi feladatok ütemezésekor ne feledje, hogy a legfontosabb feladatokat, az A-feladatokat a munkanap elején kell elvégezni. A legnagyobb hatékonyság idején célszerű interjúkat készíteni az alkalmazottakkal, találkozókat és üzleti megbeszéléseket az ügyfelekkel. A munkaképesség csökkenésének időszakában konzultáljon és fogadjon telefonhívásokat.
